Excelで作った成果物で、ひとつのブックが複数シートに分かれていると、「ブック印刷」を掛けたとき、ページは各々のシート単位で1から付与されます。
複数に分かれたシートでも、1シート目から簡単に連番にする方法を解説します。
Excelの複数シートを連番にする方法
全シートを「PDF」にします。
ExcelからPDFファイルを作ることができます。
この際、1シート単位で全シートでもPDFファイルにできるので、全シートをPDFファイルにすることで、簡単に1シート目に1ページ、2シート目以降に2からの連番を振れます。
Excelの複数シートを連番にする手順
下記の手順で、Excelの複数シートを連番にできます。
- Excelの［ファイル］メニューから［名前を付けて保存］を選択
- 画面下の方にある［参照］ボタンを押下
- ［ファイル種類］から［PDF］を選択
- ［オプション］を押下
- 開いた画面で［ブック全体］を選択
- 保存したい場所を選んだ後、［保存］ボタンを押下
- 保存したい場所に選んだ場所に PDFファイルが保存される
- PDFファイルを開くと、全シートで連番になっているのがわかるはずです
Excelの全シートをPDFにする別のメリット
前述の複数シートに連番のページが付与できることの他にも、ExcelをPDF化するメリットは幾つかあります。
両面印刷が簡単になる
複数シートを両面印刷指定でブック印刷すると、1ページ分のシートなら、そのシートは「表に印刷、裏面は空白ページ」になります。だけど、PDFにすることで、内容のあるページだけがすべて繋がるので、全ページを両面印刷することができます。
Excelがインストールされていないパソコンでそのファイルを開ける
PDFファイルはWindowsパソコンでもMacパソコンでもPDFを観るための無料ソフトを入れることで、閲覧できます。
プリンタの機種に依存せず安定した印刷ができる
同じExcelファイルを印刷しても、出力するプリンタの機種によって、正しく印刷されたり、はたまた１行がムダに改ページされて印刷されることがあります。PDFファイルにしておけば、どのプリンタでも同じような印刷ができます。
そのままPDFで納品すれば客先でもそのまま連番を付与した印刷物が提供できる
客先にExcelファイルを納品するより、PDFにしたファイルで納品することで、客先で印刷するときでもそのまま連番が付与された成果物が印刷できます。
表紙、変更履歴、目次にはページを振りたくない場合の対処
一般的に、成果物の表紙、変更履歴、目次にはページが付与されておらず、さらに本編から1ページ目を付与したいことがあります。
この場合、Excelファイル自体を分けます。
「表紙、変更履歴、目次」だけのExcelファイル
「本編」だけのExcelファイル
このように分けておけば、「表紙、変更履歴、目次」にはページが付与されず、「本編」は1からのページが付与されます。
