議事メモのフォーマットと書き方のポイント

議事録

大々的に「議事録」を書くレベルでもない社内打合せで、僕は「議事メモ」をパソコンのメモ帳で書いて記録として配布しています。この議事メモの入力をすぐに開始できるよう、議事メモのフォーマットと具体的な書き方を紹介します。

僕はいつも、下記に紹介する「議事メモのフォーマット」の内容を、パソコンのメモ帳で編集して、テキストファイルのまま保存しています。



議事メモのフォーマット

議事メモ
<会議名>
<日時>  年 月 日( ) 00:00 ~ 00:00
<場所> 
<参加者>
<配布資料>
<受領資料>
<会議で決めたいこと>

———————————————————————————
【決定事項】

【TODO】

———————————————————————————
【議事内容】

【特記事項】

【次回会議予定】

以上

議事メモのファイル名付与基準の例

僕はいつも、下記のような付与基準でファイル名を入力しています。先頭に日付を付ける理由は、もし議事メモだけを格納するフォルダであった場合、日付順に並べるためです。日付順に並ぶと、探している議事メモを見つけ易いからです。

YYYYMMDD + 会議名

(ファイル名の例)
 20190111某株式会社様向け某システムの操作画面仕様について.txt

議事メモ書き方の具体例

実際の書き方をイメージできるよう、書き方の事例とポイントを解説します。

議事メモの書き方事例

議事メモ
<会議名> 某株式会社様向け某システムの操作画面仕様について
<日時> 2019年 1月10日(木) 9:10 ~ 10:00
<場所> 334会議室
<参加者> 技術担当:田中、開発担当:鈴木(良)(記)
<配布資料>
1)某株式会社様の要件一覧
2)某株式会社様2018/11/29の要件確認打合せ議事録
<受領資料>
なし。
<会議で決めたいこと>
1)要件一覧No.13「パスワード入力を可能とする」のパスワード入力項目のチェック仕様を決める
2)[登録]ボタン押下後、エラーが発生した時のエラー出力方法を決める
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【決定事項】
①パスワードは9文字以上を必須とする
②パスワードは数字と英文字の混在を必須とする
③[登録]ボタン押下後は、入力画面のボタン下にエラーメッセージを表示する
④[登録]ボタン押下後に2つ以上のエラーがあった場合、1つ目のエラーが解消した[登録]ボタン押下後に2つ目のエラーを表示する

【TODO】
①パスワードに利用可能な文字列の一覧表を作成する(12/3鈴木(良))
②入力画面のボタン下にエラーメッセージを表示した時のイメージ画面を作成する(12/5田中)
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【議事内容】
1)要件一覧No.13「パスワード入力を可能とする」のパスワード入力項目のチェック仕様を決める
・パスワード入力チェックで必要なものを挙げて欲しい。(田中)
→セキュリティを強固にするには、文字数をなるべく多く、数字を英文字を混在させる必要がある。(鈴木(良))
→では、その2つが守られていない場合はエラーとする。(田中)【決定事項①、②】

・パスワードで入力できる文字列を見える化できないか。(田中)
→では、パスワードに利用可能な文字列の一覧表を作成する。(鈴木(良))【TODO①】

2)[登録]ボタン押下後、エラーが発生した時のエラー出力方法を決める
・[登録]ボタン押下した後に入力チェックをプログラムが行うが、操作者の利便性を踏まえるとどのようなエラー出力方法とするべきか。(田中)
→エラー出力方法として、画面下に表示するのが望ましい。理由は、エラー内容を長文で表示できる点、及び操作者がすぐにエラー解消するための再入力ができる点にある。(鈴木(良))
→理由は納得できるので、入力画面のボタン下にエラーメッセージを表示する仕様で決定する。(田中)【決定事項③】

・入力画面にエラーが複数あった場合、エラーは複数行で表示するのか。(田中)
→画面スペースが狭いため、複数行の表示は難しい。2つ以上のエラーはレアケースであるため、1つ目のエラーが解消された後、2つ目のエラーを同じ位置に表示するのではどうか。(鈴木(良))
→確かにレアケースであるため、1つ目のエラー解消後に2つ目のエラーを表示する仕様で決定する。どのような画面イメージにしたいか、こちらでエラー表示された時のイメージ画面を作成する。(田中)【決定事項④】【TODO②】

【特記事項】
①次回の客先打合せは、12/10から12/27までに開催するよう客先から要望されている。

【次回会議予定】
12/6PM
(会議目的)
①作成した「パスワードに利用可能な文字列の一覧表」のレビューを行う。
②「入力画面のボタン下にエラーメッセージを表示した時のイメージ画面」のレビューを行う。
③客先への対面説明会議の候補日を決める。

以上






議事メモを書く時のポイント

「会議で決めたいこと」は会議前までに決めておき、会議冒頭で説明する

会議で決めたいことを事前に細かく決めて、会議冒頭で説明することで、会議中に話題が発散する可能性が低くなります。

「会議で決めたいこと」がどのような根拠で決定したか書く

決めたいことの根拠を書いて説明することで、決め方を会議参加者はイメージし易くなります。

「決定事項」と「TODO」は「議事内容」のどのコメントと紐付くか示す

議事内容のコメントに【決定事項④】や【TODO②】を記載することで、「議事内容」と「決定事項」、「TODO」が紐付け易くなり、どのような背景で決定、またはTODOとなったか把握し易くなります。

「議事内容」は会話型式より箇条書きの方が読み易い

会話の内容をそのまま書くと、意外に余計なコメントがあって読みづらくなるため、内容が分かる範囲で文章をスリム化、且つ箇条書きにすると理解し易くなります。