PDFとは?PDFファイルに変換するメリットと活用方法

PDFというファイルがあります。

このPDFは様々なメリットがあるので、PDFの意味を理解して使いこなせれば、非常に仕事の効率が向上します。

PDFの意味とPDFファイルに変換することによるメリットと活用方法を解説します。



PDFとは?

PDFは「Portable Document Format」の略で、例えば、マイクロソフトのWordやExcelで作った文書ファイル、もしくは画像等、様々なファイルをPDFファイルに変換できます。

要するに、どんなソフトで作ったファイルでも、PDFファイルに統一することができるわけです。

PDFファイルに変換するメリット

様々なソフトで作成した文書や画像をPDFファイルに統一するメリットを解説します。

WordやExcelで作った文書がブラウザで閲覧できる

Wordで作った文書を開くにはWordのソフトが必要ですが、PDFファイルに変換しておけば、ブラウザでWord文書を閲覧できます。

パソコンだけでなくスマホでも閲覧できる

PDFは、WindowsやMacOS等のOSに関係なく閲覧できるため、パソコン以外のスマホやタブレットでも閲覧できます。

作成に使ったWordやExcelのバージョンに関係無く閲覧できる

WordやExcelには多くのバージョンがあり、作成した時のバージョンと閲覧する時のバージョンが異なるWordやExcelで文書を開いた場合、図形がズレて表示されることがあります。

WordやExcelをPDFファイルに変換することで、WordやExcelが異なるパソコンでも、作成者のパソコンと同じ状態で文書を閲覧できます。

WordやExcel、画像ファイル等、異なる文書をひとつのPDFファイルに結合できる

PDFは、複数のPDFファイルを結合することができます。

WordとExcelのPDFファイルをひとつに結合することで、Word文書とExcel文書をひとつの文書にまとめることができます。

PDFファイルを作る方法

実際にPDFファイルを作るには、いくつかの方法があります。

マイクロソフトのWord、Excel、PowerPointから直接PDFに変換する

Word、Excel、PowerPointから直接、PDFファイルに変換できます。

Word、Excel、PowerPointのメニューから「ファイル」-「名前を付けて保存」を選択後、ファイル保存画面の「ファイルの種類」を「PDF(*PDF)」を選択するだけで、PDFファイルで保存されます。

無料ソフトで変換する

Word、Excel、PowerPointで作った文書ファイルや画像ファイル等を、無料ソフトでPDFファイルに変換できます。






紙文書をスキャナから読み込んでPDFファイルに変換する

紙に印刷された文書を、複合機のスキャナで読み取ってPDFファイルに変換することもできます。

なお、スキャナで読み取って変換したPDFファイルは画像データとしてPDFファイルに変換されるため、PDFファイルを閲覧する時に文字で検索することはできません。

PDFファイルを使った活用方法

PDFファイルを使った活用方法について、具体的な事例を挙げて解説します。

WordやExcelの印刷チェックに使う

WordやExcelで作った文書をWordやExcelで開くと正常に見えますが、いざ紙に印刷すると、図形がズレたり、エクセルの罫線が消えていたり、文章が途中で切れているといった事象を見かけることがあります。

印刷して図形のズレ等をチェックすると紙が無駄になるのと、PDFに変換したファイルは印刷された後と同じ状態になるため、PDFに変換してから印刷状態をチェックすることをおすすめします。

画像をまとめてアルバムを作る

画像ファイルは1枚ずつ独立していますが、例えば旅行の写真をアルバムのようにひとまとめにしたい場合は、PDFに変換して1ファイルにすると、写真が閲覧しやすくなります。

Excelで相手に見せたくない部分を隠してPDFファイルを作る

仕事で作成したExcel文書で、例えば価格表では、お客様へ見せたくないが社内向けに原価が書いてあったりしますが、お客様へ価格表をメールで送信する場合に、原価の列を隠してPDFファイルに変換することで、お客様に原価を知られることなく価格表を送付することができます。

異なるソフトで作った文書ファイルをひとつのPDFファイルにまとめる

異なるソフトで作成した文書ファイルで1つの文書を作りたい時、それぞれの文書ファイルをPDFファイルに変換した後、無料ソフトで結合すると1つの文書が完成します。

PDFファイルを使う上での知っておきたいこと

PDFファイルを使う上で、知っておくと便利な留意点について解説します。

PDFファイルは編集できる

PDFファイルは、直接編集できます。

PDFファイルの編集ソフト

  1. CubePDF Utility(無料)
  2. 頁の挿入、削除、入替や、PDFファイルのプロパティに書かれた「作成者名」の変更等、簡易な編集ができる。

  3. Word 2013以降(有料)
  4. Wordのバージョン2013以降であれば、文章や図形等、文書の編集ができる。但し、文章のレイアウトがズレる等、文書全体を編集しなおす可能性もある。

  5. アドビのAcrobat(有料)
  6. PDFファイルを生んだアドビというメーカーのPDF編集ソフトで、文章や図形等、文書の編集ができる。

A4サイズとA3サイズが混合したPDFファイルをそのまま印刷すると、全てA4サイズで印刷される

WordやExcelでは、A4サイズとA3サイズの文書を混在することができます。

A4サイズとA3サイズを混在した文書ファイルをPDFファイルに変換後、印刷すると、すべてA4サイズで印刷されます。

正しいサイズで印刷したい場合は、A3サイズの文書だけ別にA3サイズで印刷することになります。